I congressi vengono organizzati per i più diversi scopi e nei campi più disparati che vanno dalla trasmissione di conoscenze scientifiche alla comunicazione aziendale, dalla presentazione di nuovi prodotti a quella di un nuovo manager.
Alcuni anni fa, con l’affermarsi dei mezzi tecnologici, internet ne è l’esempio più classico, si era pensato che la necessità di incontrarsi di persona sarebbe venuta meno: nel comparto questo non è avvenuto. Infatti non si sono registrate diminuzioni nel settore se non quelle fisiologiche, in concomitanza di grandi crisi mondali sia economiche che politiche. Il settore congressuale continua a crescere registrando negli ultimi anni un vero boom di richieste di organizzazione di eventi.
Questo a dire la verità vale a livello mondiale, meno per l’Italia dove comunque il settore rappresenta il 26% del fatturato complessivo della voce turismo (oltre 22 miliardi di euro). I dati però mostrano una flessione della domanda e segnali negativi su quasi tutte le voci; le imprese e i vari players sembrano aver individuato la strada della ripresa: qualità, servizio, sistema, visione internazionale.
I motivi? Diversi. Chiaramente c’è stata una flessione della domanda interna a cui hanno contribuito limiti gestionali e direzionali sia sul fronte pubblico, sia su quello privato. Anche i fattori manageriali, anzi la loro scarsa presenza (investimenti, promozione, commercializzazione), non hanno aiutato; nello stesso management aziendale vi sono ancora molti imprenditori del settore che assegnano al comparto congressuale natura residuale, il che paradossalmente porta, quando il leisure reagisce positivamente, a ripercuotersi negativamente sull’impegno degli operatori stessi verso l’attività congressuale.
E anche nel pubblico non è che facciamo scintille: le diverse regioni non procedono in maniera congiunta (a voler essere molto eufemistici, in realtà si fanno una lotta al coltello) impedendo un efficace posizionamento sul mercato internazionale. L’ormai annosa carenza di immagine della marca Italia all’estero è particolarmente grave per il comparto congressuale che costituisce la componente più globalizzata della domanda di viaggi: gli organizzatori di un congresso scelgono fra destinazioni anche molto distanti fra loro e possono dare la preferenza alla soluzione più conveniente per prezzo e qualità delle strutture congressuali.
Stiamo assistendo poi, anche in questo settore, a una crisi dell’intermediazione tout court che ha penalizzato per primi i PCO a vantaggio di altri competitors (nello specifico le agenzie di comunicazione) fino a poco tempo fa neanche calcolati. L’intermediazione nei servizi senza valore aggiunto, viene ormai percepita dal mercato come un qualcosa di estraneo alle dinamiche produttive e come tale mal tollerato e di fatto estromesso.
Questo come dicevamo, in casa nostra. A livello globale i dati sono diversi, proprio perché gli uomini hanno ancora bisogno di incontrarsi per confrontarsi e scambiarsi opinioni ed idee. Non si può ancora prescindere totalmente dalla presenza fisica per creare l’atmosfera e la confidenza necessarie per lo scambio di informazioni.
Il comparto però, in special modo qui da noi risulta molto restio a lasciare aperta la porta al rinnovamento. E si comprende con difficoltà perché non si debba avere una normale evoluzione del sistema. Sull’onda del concetto dell’evoluzione, perché il congressuale non dovrebbe rinnovarsi? Perché il congresso pur essendo sempre uguale da tempi immemori non si estingue? Di certo sappiamo che questa immobilità non soddisfa né i committenti né i fruitori di congressi che sempre più spesso devono lottare con il sonno profondo e la noia mortale che li attanaglia.
Infatti chi è costretto a partecipare a più di un evento durante l’anno cerca di affrontarli con filosofia aspettando un’iniezione di novità e vitalità del comparto. Giusto, ma da dove cominciare?
Esistono dei pionieri che unendo stile, professionalità e passione e amalgamando creatività e flessibilità, riescono ad ottenere successi inimmaginabili.
Per svecchiare la formula si può agire praticamente su ogni aspetto, basta avere fantasia e capacità creativa.
Uno dei punti dai quali partire riguarda la fase pre-evento. Non sempre partecipare ad un congresso è il massimo della vita, se poi non vi è niente che lo renda appetibile sarà difficile che i partecipanti ne abbiano una percezione positiva, nonostante i contenuti intrinseci di assoluto livello. Ecco allora la nascita di blog o forum che riescono a creare aspettative, a far incontrare, anche se virtualmente, i convegnisti permettendo il circolare delle idee prima dell’evento. Un altro aiuto può arrivare dagli sms, un mezzo che già di per sé crea aspettativa. Può essere usato per “svelare” a piccoli passi informazioni riguardo ai contenuti dell’incontro oppure riguardo alla destinazione. Possiamo infatti elargire informazioni con cadenza periodica per arrivare all’individuazione della location prescelta come se si trattasse di un gioco.
Una bella mano di innovazione dovrebbe essere data anche alla definizione del titolo delle manifestazioni, scegliendo formule di richiamo, piacevoli, e abbandonando una volta per tutte i vari “XXVII Congresso Nazionale sulla o della …” et similia.
Durante l’evento poi, si dovrebbe puntare molto sulle immagini. Come si sa ormai da anni, ne parla da un po’ Nicholas Mirzoeff di Visual Culture, le immagini si fissano molto di più delle parole e di solito annoiano meno. Quindi via libera alle rappresentazioni iconiche, ai simboli, da usare in maniera coordinata e riconoscibile in tutta la documentazione, cartacea o digitale, che accompagna un evento fino ad arrivare ai gadgets.
Una delle grandi scommesse è infatti quella di tenere viva l’attenzione dei congressisti durante tutto il tempo della manifestazione. Lanciamoci quindi nelle sperimentazioni e nelle contaminazioni fra i vari settori, cosa assai usata recentemente in altri campi, utilizzando comunque la tecnologia, il che può dare un grosso contributo. Diamo anche la possibilità ai congressisti di interagire sia attraverso le consuete tavole rotonde ma anche grazie a game o a role playing. I contenuti infatti, prima di venire appresi, possono essere vissuti e condivisi in tanti modi.
Ricerchiamo poi la spettacolarizzazione dell’evento con testimonianze reali oppure usando personaggi anche di altri settori. Un giornalista o un filosofo possono tranquillamente essere parte di un congresso medico aprendo scenari impensabili di confronto e dando credibilità all’evento. Se così fosse ecco che si aprirebbero anche infinite possibilità per la scelta delle locations: dalle solite e scontate sale congressuali ci potremmo facilmente e felicemente spostare in spazi polivalenti, all’aria aperta in mezzo a un bosco, su un lago o in mezzo agli animali.
Il settore è statico, troppo. Apriamo le finestre e facciamo entrare aria nuova: in molti ne gioiranno e i risultati non tarderanno a rendere felici anche gli addetti ai lavori.
